WAKIL REKTOR I

Job Description
Tugas Pokok
Memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang Administrasi Akademik, Pengembangan Akademik, Sistem Informasi Akademik, Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran, akreditasi institusi, dan reakreditasi Program Studi.
 
Tanggungjawab / Tugas dan Wewenang
1.    Merumuskan, mengarahkan dan mengawasi kebijakan operasional dalam bidang akademik meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2.    Merumuskan, mengarahkan dan mengawasi kebijakan operasional dalam bidang pengembangan IT.
3.    Merumuskan, mengarahkan dan mengawasi kebijakan operasional dalam bidang UPT Perpustakaan.
4.    Merumuskan, mengarahkan dan mengawasi kebijakan operasional dalam bidang UPT Pusat lab.
5.    Merumuskan, mengarahkan tugas dari kepala biro, kepala bagian, dan kepala sub bagian yang berada di bawah kewenangannya.
6.    Memimpin dan memfasilitasi pelaksanaan evaluasi diri di tingkat universitas, fakultas, dan program studi.
7.    Membantu Rektor menyusun Renstra berdasarkan evaluasi diri dan RIP
Membantu Rektor menyusun Renop tahunan berdasarkan Renstra.

KEPALA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN AKREDITASI

Job Description
Job Title        :   Kepala Biro Administrasi Akademik dan Akreditasi Job Code        :   KBAAA   Tugas Pokok Memberikan layanan teknis dan administratif di bidang akademik di lingkungan Universitas HKBP Nommensen Pematangsiantar   Fungsi, Wewenang, dan Tanggungjawab Menyusun rencana dan program kerja biro, bagian, dan sub bagian.Mengkoordinasikan segala yang berhubungan dengan akademik organisasi UHKBPNP untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi dan registrasi mahasiswaMengkoordinasikan perencanaan dan pengendalian akademikMelaksanakan operasi Sistem Informasi Administrasi Akademik (SIAA) Mengkoordinasikan administrasi pelaksanaan Forlapdikti dan perizinan prodi Mengkoordinasikan perancangan dan pengembangan sistem pengelolaan laboratorium yang menunjang tercapainya academic excelence. Mengkoordinasi sumber daya untuk meningkatkan kompetensi yang dimilikiMenyusun rencana pengembangan akademik;Menyusun rencana pengembangan kurikulum dan pembelajaran;Melakukan survei kepuasan mahasiswa akan penyelenggaraan proses pembelajaran;Melakukan monitoring dan evaluasi setiap akhir semester;Melakukan bimbingan teknis terhadap program studi yang akan di-reakreditasi  

KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Job Description
Tugas Pokok
Memberikan layanan teknis dan administratif di bidang akademik, menyusun rencana, mengarahkan dan koordinasikan serta merumuskan kebijakan pelaksanaan kegiatan Bagian Akademik, Perencanaan Sistem Informasi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas
 
Fungsi, Wewenang, dan Tanggungjawab
1.    Menyusun kalender akademik;
2.    Melaksanakan dan mengkoordinir ketatausahaan umum, sirkulasi, pengarsipan, dan agenda surat  menyurat;
3.    Mempersiapkan, menganalisa bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang akademik dalam penerbitan Surat Keputusan;
4.    Menyusun Jadwal Pekuliahan/Ujian Khusus Mata Kuliah Umum tingkat Universitas;
5.    Mendata dan Menyusun Beban Tugas Mengajar Dosen Tetap/Dosen Luar Biasa;
6.    Melaksanakan Layanan administrasi mahasiswa transfer, pindah, cuti/aktif kembali dan mengundurkan diri;
7.    Pemeriksaan Nilai hasil Konversi mahasiswa pindahan/transfer yang diakui;
8.    Melakukan evaluasi herregistrasi KRS/KHS tiap semester.
9.    Melaksanakan layanan administrasi persiapan UTS dan UAS;
10. Melaksanakan kegiatan akademik (herregistrasi) UTS/UAS;
11. Melaksanakan administrasi kelulusan mahasiswa;
12. Melaksanakan pengadaan blanko Ijazah, Akta, Transkrip, SKPI dan Sertifikat Kompetensi;
13. Pemeriksaan Nilai mahasiswa yang akan mengikuti Ujian Tugas Akhir dan Pembuatan Transkrip Nilai berkoordinasi dengan Fakultas;
14. Menyiapkan Daftar Lulusan, Penerbitan Penomoran Ijazah Internal dan berkoordinasi dengan Kabag. PSI/PDDIKTI dalam pemasangan dan penerbitan Nomor Ijazah Nasional (NINA) di aplikasi PIN PDDikti;
15. Melaksanakan proses penerbitan Ijazah Akta, Transkrip, SKPI dan Sertifikat Kompetensi;
16. Melaksanakan administrasi pendaftaran dan persiapan wisuda;
17. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan Akademik dan perencanan pengembangan PSI;
18. Melakukan pengumpulan, pengolahan dan penyajian pelaporan data;
19. Melaksanakan administrasi pelaporan Beban Kerja Dosen;
20. Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan dan monitoring;
21. Mempersiapkan dan menyelenggarakan program sertifikasi Dosen;
22. Melaksanakan proses pengajuan jenjang akademik dan inpassing Dosen;
23. Berkoordinasi dengan fakultas untuk memantau dan mengkaji perencanaan dan pengembangan terhadap kurikulum prodi.
24. Menghimpun dan mengumpulkan kurikulum Prodi;
Menghimpun Silabus, SAP, atau Rencana Pembelajaran Semester (RPS) seluruh Prodi.

KEPALA BAGIAN PUSAT SISTEM INFORMASI/ PDDIKTI

Job Description
Tugas Pokok
Bertanggungjawab pelaporan Neo Feeder setiap semesternya di pangkalan data perguruan tinggi, serta memberikan layanan teknis dan administratif di bidang akademik, sistem informasi, di lingkungan Universitas HKBP Nommensen Pematangsiantar
 
Fungsi, Wewenang, dan Tanggungjawab
1.    * Melaksanakan monitoring Sistem Informasi Akademik Siakad (awal semester) proses cek  
   beban mengajar/ roster mata kuliah.
* Penarikan beban mengajar dosen sesuai roster mata kuliah dari siakad ke profeeder
* Penyesuaian data siakad ke profeeder yang akan dikirim ke Neo Feeder dan selanjutnya  
   sinkronisasi awal melalui Neo Feeder
2.    * Melaksanakan monitoring Sistem Informasi Akademik Siakad (akhir semester) proses 
   cek kinerja dosen (nilai semester) dan aktivitas lainnya.
* Penarikan aktivitas semester dari siakad ke profeeder
* Penyesuaian data siakad ke profeeder yang akan dikirim ke Neo Feeder dan selanjutnya 
        sinkronisasi akhir melalui Neo Feeder sesuai tanggal akhir sesuai ketentuan dari 
        PDDIKTI
3.    Pelayanan kepada Dosen untuk Repository UHKBPNP
4.    Pelayanan kepada Dosen untuk Siakad
5.    Pelayanan kepada Mahaiswa untuk Siakad
6.    Pelayanan kepada Mahasiswa untuk perbaikan (nama,tempat/tanggal/tahun lahir) yang ada
di PDDIKTI
7.    Pelayanan kepada Dosen untuk Sister/ Validasi Admin (perubahan data pribadi, inpasing,
fungsional, kepangkatan dan lainnya)
8.    Pelayanan BKD Dosen setiap semesternya
9.    Pelayanan kepada Dosen mulai dari Nominasi Serdos, Eligible, Proses Pengisian, Lulus
NPS, Upload Lembar Pengesahan) memantau sampai tahap kelulusan tiap gelombangnya (Koordinasi dengan KBAA)
10. Pelayanan kepada Dosen untuk pengajuan Jenjang Akademik (Pembuatan Dupak Universitas dan Upload Data ke sistem SIPATEN) memantau sampai keluar Jenjang Akademik Dosen yang mengajukan (Koordinasi dengan KBAA)
11.  Mengkoordinasikan pekerjaan dengan KBAA

KEPALA SUB BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Job Description
Tugas Pokok
Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan rencana, memberikan hasil analisa dan pengolahan data, pelaksanaan kegiatan serta memberikan layanan dibidang administrasi Akademik
 
Fungsi, Wewenang, dan Tanggungjawab
Melaksanakan ketatausahaan umum, sirkulasi, pengarsipan, dan agenda surat  menyurat;
Melakukan dokumentasi data akademik;
Mempersiapkan dan menyusun bahan peraturan dan ketentuan di bidang akademik dalam penerbitan Surat Keputusan;
Mendistribusikan Jadwal Pekuliahan/Ujian Khusus Mata Kuliah Umum tingkat Universitas;
Melaksanakan pembukaan kelas, penjadwalan kuliah, penjadwalan ujian dan validasi peserta Ujian di Sistem Informasi Akademik;
Menyusun dan Mendistribusikan Beban Tugas Mengajar Dosen Tetap/Dosen Luar Biasa;
Melaksanakan Layanan administrasi mahasiswa transfer, pindah, cuti/aktif kembali dan mengundurkan diri;
Melaksanakan Layanan Administrasi Pengurusan NIDN, NIDK, NUPN, Pindah Homebase Eksternal dan Internal Dosen;
Pemeriksaan Nilai hasil Konversi mahasiswa pindahan/transfer yang diakui;
Mempersiapkan, menyusun dan melaksanakan kegiatan registrasi dan herregistrasi mahasiswa;
Melaksanakan layanan administrasi persiapan Perkuliahan, UTS dan UAS;
Memberikan pelayan informasi dan data akademik kepada mahasiswa;
Mempersiapkan dan Melaksanakan administrasi kelulusan mahasiswa;
Melaksanakan proses penerbitan Ijazah Akta, Transkrip, SKPI dan Sertifikat Kompetensi;
Melaksanakan layanan administrasi pendaftaran dan persiapan wisuda;
Melaksanakan layanan administrasi Legalisir Ijazah, Akta, Transkrip dan Sertifikat Kompetensi;
Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan dan monitoring;
Melaksanakan proses adminitrasi pengajuan jenjang akademik dan inpassing Dosen;
Menghimpun dan mengumpulkan kurikulum Program Studi;